O termo compliance tem origem no verbo
inglês to comply, que significa agir de acordo com uma regra, uma
instrução interna, um comando ou um pedido. No âmbito institucional e corporativo, compliance pode
ser entendido como conjunto de ações que visam ao cumprimento das normas legais
e regulamentares, das políticas e diretrizes do negócio e das atividades da
instituição ou empresa, visando-se, sobretudo, a evitar, detectar e solucionar
quaisquer desvios ou inconformidades que venham a acontecer.
O compliance pode ser associado à Lei Geral de
Proteção de Dados (LGPD), que é o marco legal de proteção e transferência de
dados no Brasil, com o objetivo de proteger os cidadãos contra o uso
disfuncional de seus dados ou informações relacionadas a pessoas naturais ou
jurídicas. Garante poder para fiscalizar e controlar informações pessoais, que
nem sempre precisam ser sigilosas, mas que, se utilizadas sem expressa anuência
do titular, configurarão invasão de privacidade. Exige, por exemplo,
consentimento explícito para coleta e uso dos dados, além de obrigar as
empresas a oferecerem opções a fim de que o usuário consiga visualizar,
corrigir e excluir os seus dados de qualquer plataforma em que estejam
inseridos. Quanto ao mais, a LGPD determina que para a divulgação e
disponibilização de dados do cidadão deve haver a sua consciente e inequívoca
manifestação de anuência.
Com a entrada da LGPD em vigor, as instituições e empresas
são obrigadas a atualizar seus códigos de conduta, de sorte que tanto os
procedimentos internos como as normas de segurança da informação deverão ser
revistos. Governo e empresas devem desenvolver cuidadosamente uma abordagem
estratégica para gerenciar o compartilhamento e a divulgação de registros e
informações pessoais dos seus colaboradores e clientes. Necessariamente, os
programas de compliance deverão estar de acordo com a LGPD, além de
seguirem preceitos de ordem interna que não necessariamente sejam regidos por
essa norma.
Para responder a essas exigências, as empresas precisarão de
um departamento de compliance ativo, independente e bem estruturado.
Precisarão de profissionais qualificados para lidar com todos os procedimentos
internos relacionados ao tratamento de dados e segurança das informações, não
apenas de seus colaboradores, mas de todos aqueles com os quais as empresas se
relacionem.
Os departamentos de compliance deverão garantir
que os regulamentos e políticas internas de conformidade e retenção de documentos
sejam cumpridos, entre os quais preservar a capacidade institucional de fazer o
trabalho sem atritos de segurança, governança e atentados aos requisitos de
conformidade. Com o emprego, por exemplo, de rotinas de criptografia, essas
empresas podem ter mais controle e governança sobre os dados que administram.
Assim sendo, seus colaboradores e parceiros podem libertar-se do temor da
quebra de privacidade e concentrar-se no cerne do negócio.
Não bastasse, para se adequarem à LGPD, essas empresas
precisam pensar em proteger os dados e documentos dos seus colaboradores e
clientes durante todo o ciclo de vida desses documentos, o que significa
proteger os documentos e dados sensíveis, de regra regulados pela LGPD,
aplicando políticas inteligentes de acordo com o seu conteúdo. Por exemplo, ao
definir níveis de proteção para seus usuários, com classificação e prazos de
retenção/exclusão de dados, ou mesmo regras para compartilhamento externo,
tornam a adesão aos requisitos de governança muito mais fácil para suas
equipes. As políticas claras de retenção determinam os períodos de tempo para
os quais as empresas manterão o conteúdo e definem ações de disposição para
quando o período de retenção terminar.
Ademais, para atender aos requisitos da LGPD e, ao mesmo
tempo, manterem-se competitivas, preservando o conteúdo útil das informações,
as empresas devem auditar as alterações de conteúdo dos seus funcionários para
evitar a espoliação. Manter o controle de exclusão, ou seja, decidir quem pode
excluir permanentemente dados e documentos. Proteger dados de alto valor contra
exclusão acidental ou maliciosa. Remover informações redundantes,
desatualizadas ou triviais para simplificar como as equipes trabalham e
encontram conteúdo relevante nas pesquisas eletrônicas.
Ao implementar esses tipos de ferramentas, as empresas
atendem as necessidades de conformidade e reduzem drasticamente a sobrecarga
dos requisitos de conformidade advindos da LGPD, permitindo-lhes também
entregar de forma eficaz e rápida quaisquer pedidos de direitos de dados que
lhes forem solicitados.
Ante a LGPD, as consequências do
não compliance podem ser desastrosas para as empresas. A não
conformidade, ao vir a público, causa dano à imagem das empresas, o bloqueio no
tratamento de dados, sanções e multas de até R$ 50 milhões, além de perda de
clientes e negócios.
Dessa perspectiva, a responsabilidade social das empresas,
um dos fatores em regras de compliance, tende a impactar decisões de
consumidores na tomada de decisão, notadamente quando os mercados são elásticos
e, portanto, a possibilidade de optar por outro fornecedor é grande.
A LGPD facilita e, em boa medida, reforça a adoção de regras
de compliance, o que, no médio e longo prazos, trará benefícios para todas
as pessoas.
Fonte: Consultor Jurídico
